Kewirausahaan
Cara Menjadikan Meeting Lebih Efisien by Afandi Totong
by Coach Afandy Totong
Meeting sering dirasakan sebagai beban yang paling membosankan dan sangat membuang waktu, sehingga semakin banyak orang datang terlambat dalam meeting atau mencari cara untuk menghindari meeting.
Tahukah Anda bahwa meeting didunia ini dianggap sebagai pembuang waktu terbesar nomor tiga?. Sebanyak 50% waktu kerja digunakan untuk meeting-meeting, baik group meeting atau meeting one-on-one. Lebih dari 50% dari meeting-meeting tersebut berjalan dengan tidak menghasilkan apa-apa dan biasanya dilanjutkan dengan meeting-meeting yang serupa. Sebagai perbandingan dengan apa yang dikerjakan setiap hari, sudah pasti berarti 50% dari waktu yang kita miliki di habiskan dengan percuma, bila kita melakukan meeting yang tidak efisien.
Perlu diketahui, meeting bukanlah hal yang harus dihindari atau dijadikan beban. Meeting sangat lah diperlukan didalam bisnis untuk melakukan rencana, menyampaikan informasi-informasi, diskusi untuk menyelesaikan masalah-masalah, dan untuk melakukan evaluasi tentang apa yang telah di lakukan maupun yang sedang dilakukan. Hal yang utama didalam meeting adalah harus di tangani dengan baik dan harus berjalan dan digunakan dengan efektif.
Inilah cara bagaimana meningkatkan agar meeting menjadi lebih efisien guna mendapatkan hasil-hasil yang berguna demi penggunaan waktu dan memberikan hasil yang diharapkan dari meeting tersebut:
Apakah meeting Tersebut Dibutuhkan?
Banyak sekali meeting setelah ditinjau kembali ternyata tidak dibutuhkan sama sekali. Ada beberapa cara untuk menyampaikan informasi kepada orang-orang, contohnya membagikan catatan atau surat. Atau bila meeting tersebut berada di tempat yang berbeda, Anda dapat melakukan conference call menggunakan internet, baik secara individu maupun secara group. Hal ini akan sangat menghemat waktu Anda dari pada Anda harus menempuh perjalanan yang jauh, dan macet. Atau Anda dapat menyatukan meeting dengan agenda yang berbeda dengan waktu yang bersamaan.
Jika Anda di hadapkan dengan meeting yang tidak perlu, pastikan Anda menghindari meeting tersebut, dari pada Anda memaksakan melakukan meeting yang akhirnya hanya membuang-buang waktu Anda. Jika Anda dihadapkan dengan sebuah meeting yang diperlukan, tanyakan pada diri Anda. ‘Apakah saya diperlukan pada meeting tersebut?’ jika Anda tidak diperlukan didalam meeting tersebut, janganlah Anda datang. Demikian juga pada orang yang akan mengikuti meeting, ‘Adakah seseorang yang tidak di perlukan didalam meeting tersebut?’ bila ada seseorang yang tidak di perlukan didalam meeting tersebut, pastikan orang tersebut untuk tidak hadir didalam meeting tersebut. Demikian juga dengan orang-orang yang diperlukan didalam meeting tersebut, pastikan semua orang-orang tersebut hadir pada waktunya, agar tidak saling tunggu menunggu, tidak lengkap dan percuma.
Buatlah Agenda Tertulis
Jika Anda telah menentukan bahwa sebuah meeting perlu dilaksanakan, pastikan Anda membuat tujuan yang jelas dari meeting tersebut dan tuliskan di agenda. Beritahu semua orang-orang yang akan terlibat didalam meeting tersebut dan pastikan mereka juga menuliskan didalam agenda mereka, agar semua orang yang akan terlibat didalam meeting tersebut mengosongkan waktu dan hadir pada meeting tersebut. Buatlah memo yang Anda tulis dalam satu paragraph yang menyatakan tujuan dari meeting tersebut, ini adalah hal yang terbaik dan paling penting dalam time management. Anda dapat menuliskan kalimat seperti ini: “Kita mengadakan meeting ini untuk mencapai . . . .(tujuan/goal yang ingin dicapai dalam meeting tersebut)”. Kebiasaan baik ini harus menjadi kebiasaan yang tidak dapat di hilangkan didalam diri Anda.
Tuliskan juga sebuah agenda atau sebuah daftar dari apa saja yang ingin di bahas didalam meeting tersebut. Bila ada penjelasan yang ingin Anda dengar dari seseorang, tuliskan nama orang tersebut dan hal apa yang akan/harus disampaikan oleh orang tersebut. Bagikan agenda meeting setidaknya 24 jam sebelum meeting dilakukan, agar orang-orang yang terlibat tersebut dapat menyiapkan apa yang mereka butuhkan, guna memenuhi permintaan didalam meeting tersebut. Anda juga ingin agar semua yang berpartisipasi didalam meeting tersebut mengetahui apa yang menjadi tujuan dari meeting tersebut dan apa yang akan didiskusikan. Hal ini harus Anda lakukan pada group meeting maupun one-on-one meeting, baik meeting dengan bos Anda, bawahan Anda, rekan kerja, customer, supplier, dan siapapun juga.
Waktu Mulai dan Waktu Berakhir
Aturlah waktu untuk awal meeting dan juga atur juga waktu akhir dari meeting tersebut. Jangan membiarkan orang-orang yang terlibat dalam meeting tersebut bertanya-tanya dalam benak mereka ‘kapan meeting ini akan berakhir?”, hal Ini akan menghidari orang-orang yang terlibat didalam meeting gelisah dan tidak konsentrasi terhadap meeting tersebut. Karena salah satu meeting yang jelek adalah meeting yang tidak memiliki waktu yang pasti. Bila Anda mulai jam 09.00. sampai 10.00. pastikan hal itu terjadi,
Perlu di ingat!. Jangan menunggu orang yang datang terlambat. Asumsikan orang yang terlambat adalah orang yang tidak akan datang didalam meeting tersebut, dan langsung mulailah meeting Anda sesuai agenda yang telah di tetapkan. Adalah hal yang sangat tidak adil bila kita harus menghukum orang yang telah datang tepat waktu, dengan cara membiarkan mereka menghabiskan waktu percuma bagi orang yang datang terlambat. Banyak perusahaan yang mengunci pintu ruang meeting mereka saat meeting dimulai, mencegah orang yang terlambat datang masuk kedalam ruang meeting, hal ini akan membuat orang-orang yang terbiasa datang terlambat untuk lebih menghargai meeting dan juga orang lain. Dan mereka akan belajar dari kesalahan tersebut untuk tidak datang terlambat dikemudian hari.
Selesaikan yang Terpenting Dahulu
Salah satu penyebab gagalnya sebuah meeting adalah, ketika pemimpin meeting tidak dapat memimpin meeting dengan baik. sehingga meeting menjadi melebar dan membahas hal-hal yang diluar agenda meeting, Ingat! Meeting bukanlah ajang curhat/mengeluh, juga bukan untuk ajang balas dendam Karena meeting adalah untuk mencari, menuju tujuan akhir. Bila Anda mulai mendengarkan/bersimpati pada orang yang curhat/mengeluh didalam meeting Anda, sebaiknya Anda bersiap untuk memiliki organisasi yang isinya penuh dengan orang yang suka curhat/mengeluh.
Saat Anda melakukan meeting pastikan Anda fokus membahas pada hal yang terpenting lebih dahulu, hindari bila ada peserta meeting mulai membahas hal-hal lain yang tidak penting. Gunakan selalu azas 80/20. Gunakanlah waktu 80% untuk membahas hal yang sangat penting. Dan gunakan 20% waktu untuk membahas hal-hal yang tidak terlalu penting. Dengan demiikian, setidaknya bila waktu meeting Anda tidak cukup, Anda telah membahas hal-hal yang paling penting.
Catat Setiap Kesimpulan
Tulis semua kesimpulan, keputusan, tindakan, plan atau apapun yang di dapat didalam meeting, tanyakan apakah yang akan Anda tulis itu adalah yang benar-benar dimaksud?(agar tidak terjadi persepsi yang salah/berbeda), bila bukan itu yang dimaksud, minta orang tersebut menjelaskan sejelas-jelasnya dengan apa yang dimaksud. Setelah itu minta persetujuan dan penyelesaian pada setiap hal sebelum melanjutkan kepokok bahasan lainnya dan kemudian tuliskan.
Tetapkan Tanggung Jawab
Bila didalam meeting tersebut telah mencapai suatu kesepakatan, mulailah menunjuk siapa yang bertanggung jawab dalam pelaksaanan hal tersebut, bagaimana melaksanakannya, bagaimana hasil yang diharapkan, batas waktu yang diperlukan. Ingat! Jika Sebuah diskusi dan kesepakatan tanpa penunjukan orang-orang yang melakukan, bertanggung jawab, dan batas waktu, diskusi tersebut akan menjadi sebuah percakapan belaka (sia-sia). Dapatkan kejelasan tentang siapa yang akan melakukan, apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, dan kapan?.
Simpan Catatan-catatan dan Bagikan Notulen Meeting
Salah satu kunci keberhasilan untuk membuat meeting menjadi lebih efisien adalah: bagikan notulen meeting paling lambat 24 jam dari sejak meeting tersebut dilaksanakan (lebih cepat lebih baik), agar semua orang yang terlibat didalam meeting tersebut ingat dengan apa yang sudah dibahas dan mulai melaksanakannya. Bila notulen meeting dibagikan setelah 2 hari, 1 minggu, bahkan 1 bulan kemudian, maka potensi akan kesalahpahaman-kesalahpahaman akan semakin besar terjadi.
Agenda-agenda harus dipersiapkan diawal, di ikuti oleh notulen meeting yang dibuat langsung setelah meeting tersebut dilaksanakan, guna memastikan semua orang yang terlibat dan telah menyetujui tanggung jawab-tanggung jawab dan batas-batas waktu menerimanya (masih segar dalam ingatan).
Tahukah Anda bahwa meeting didunia ini dianggap sebagai pembuang waktu terbesar nomor tiga?. Sebanyak 50% waktu kerja digunakan untuk meeting-meeting, baik group meeting atau meeting one-on-one. Lebih dari 50% dari meeting-meeting tersebut berjalan dengan tidak menghasilkan apa-apa dan biasanya dilanjutkan dengan meeting-meeting yang serupa. Sebagai perbandingan dengan apa yang dikerjakan setiap hari, sudah pasti berarti 50% dari waktu yang kita miliki di habiskan dengan percuma, bila kita melakukan meeting yang tidak efisien.
Perlu diketahui, meeting bukanlah hal yang harus dihindari atau dijadikan beban. Meeting sangat lah diperlukan didalam bisnis untuk melakukan rencana, menyampaikan informasi-informasi, diskusi untuk menyelesaikan masalah-masalah, dan untuk melakukan evaluasi tentang apa yang telah di lakukan maupun yang sedang dilakukan. Hal yang utama didalam meeting adalah harus di tangani dengan baik dan harus berjalan dan digunakan dengan efektif.
Inilah cara bagaimana meningkatkan agar meeting menjadi lebih efisien guna mendapatkan hasil-hasil yang berguna demi penggunaan waktu dan memberikan hasil yang diharapkan dari meeting tersebut:
Apakah meeting Tersebut Dibutuhkan?
Banyak sekali meeting setelah ditinjau kembali ternyata tidak dibutuhkan sama sekali. Ada beberapa cara untuk menyampaikan informasi kepada orang-orang, contohnya membagikan catatan atau surat. Atau bila meeting tersebut berada di tempat yang berbeda, Anda dapat melakukan conference call menggunakan internet, baik secara individu maupun secara group. Hal ini akan sangat menghemat waktu Anda dari pada Anda harus menempuh perjalanan yang jauh, dan macet. Atau Anda dapat menyatukan meeting dengan agenda yang berbeda dengan waktu yang bersamaan.
Jika Anda di hadapkan dengan meeting yang tidak perlu, pastikan Anda menghindari meeting tersebut, dari pada Anda memaksakan melakukan meeting yang akhirnya hanya membuang-buang waktu Anda. Jika Anda dihadapkan dengan sebuah meeting yang diperlukan, tanyakan pada diri Anda. ‘Apakah saya diperlukan pada meeting tersebut?’ jika Anda tidak diperlukan didalam meeting tersebut, janganlah Anda datang. Demikian juga pada orang yang akan mengikuti meeting, ‘Adakah seseorang yang tidak di perlukan didalam meeting tersebut?’ bila ada seseorang yang tidak di perlukan didalam meeting tersebut, pastikan orang tersebut untuk tidak hadir didalam meeting tersebut. Demikian juga dengan orang-orang yang diperlukan didalam meeting tersebut, pastikan semua orang-orang tersebut hadir pada waktunya, agar tidak saling tunggu menunggu, tidak lengkap dan percuma.
Buatlah Agenda Tertulis
Jika Anda telah menentukan bahwa sebuah meeting perlu dilaksanakan, pastikan Anda membuat tujuan yang jelas dari meeting tersebut dan tuliskan di agenda. Beritahu semua orang-orang yang akan terlibat didalam meeting tersebut dan pastikan mereka juga menuliskan didalam agenda mereka, agar semua orang yang akan terlibat didalam meeting tersebut mengosongkan waktu dan hadir pada meeting tersebut. Buatlah memo yang Anda tulis dalam satu paragraph yang menyatakan tujuan dari meeting tersebut, ini adalah hal yang terbaik dan paling penting dalam time management. Anda dapat menuliskan kalimat seperti ini: “Kita mengadakan meeting ini untuk mencapai . . . .(tujuan/goal yang ingin dicapai dalam meeting tersebut)”. Kebiasaan baik ini harus menjadi kebiasaan yang tidak dapat di hilangkan didalam diri Anda.
Tuliskan juga sebuah agenda atau sebuah daftar dari apa saja yang ingin di bahas didalam meeting tersebut. Bila ada penjelasan yang ingin Anda dengar dari seseorang, tuliskan nama orang tersebut dan hal apa yang akan/harus disampaikan oleh orang tersebut. Bagikan agenda meeting setidaknya 24 jam sebelum meeting dilakukan, agar orang-orang yang terlibat tersebut dapat menyiapkan apa yang mereka butuhkan, guna memenuhi permintaan didalam meeting tersebut. Anda juga ingin agar semua yang berpartisipasi didalam meeting tersebut mengetahui apa yang menjadi tujuan dari meeting tersebut dan apa yang akan didiskusikan. Hal ini harus Anda lakukan pada group meeting maupun one-on-one meeting, baik meeting dengan bos Anda, bawahan Anda, rekan kerja, customer, supplier, dan siapapun juga.
Waktu Mulai dan Waktu Berakhir
Aturlah waktu untuk awal meeting dan juga atur juga waktu akhir dari meeting tersebut. Jangan membiarkan orang-orang yang terlibat dalam meeting tersebut bertanya-tanya dalam benak mereka ‘kapan meeting ini akan berakhir?”, hal Ini akan menghidari orang-orang yang terlibat didalam meeting gelisah dan tidak konsentrasi terhadap meeting tersebut. Karena salah satu meeting yang jelek adalah meeting yang tidak memiliki waktu yang pasti. Bila Anda mulai jam 09.00. sampai 10.00. pastikan hal itu terjadi,
Perlu di ingat!. Jangan menunggu orang yang datang terlambat. Asumsikan orang yang terlambat adalah orang yang tidak akan datang didalam meeting tersebut, dan langsung mulailah meeting Anda sesuai agenda yang telah di tetapkan. Adalah hal yang sangat tidak adil bila kita harus menghukum orang yang telah datang tepat waktu, dengan cara membiarkan mereka menghabiskan waktu percuma bagi orang yang datang terlambat. Banyak perusahaan yang mengunci pintu ruang meeting mereka saat meeting dimulai, mencegah orang yang terlambat datang masuk kedalam ruang meeting, hal ini akan membuat orang-orang yang terbiasa datang terlambat untuk lebih menghargai meeting dan juga orang lain. Dan mereka akan belajar dari kesalahan tersebut untuk tidak datang terlambat dikemudian hari.
Selesaikan yang Terpenting Dahulu
Salah satu penyebab gagalnya sebuah meeting adalah, ketika pemimpin meeting tidak dapat memimpin meeting dengan baik. sehingga meeting menjadi melebar dan membahas hal-hal yang diluar agenda meeting, Ingat! Meeting bukanlah ajang curhat/mengeluh, juga bukan untuk ajang balas dendam Karena meeting adalah untuk mencari, menuju tujuan akhir. Bila Anda mulai mendengarkan/bersimpati pada orang yang curhat/mengeluh didalam meeting Anda, sebaiknya Anda bersiap untuk memiliki organisasi yang isinya penuh dengan orang yang suka curhat/mengeluh.
Saat Anda melakukan meeting pastikan Anda fokus membahas pada hal yang terpenting lebih dahulu, hindari bila ada peserta meeting mulai membahas hal-hal lain yang tidak penting. Gunakan selalu azas 80/20. Gunakanlah waktu 80% untuk membahas hal yang sangat penting. Dan gunakan 20% waktu untuk membahas hal-hal yang tidak terlalu penting. Dengan demiikian, setidaknya bila waktu meeting Anda tidak cukup, Anda telah membahas hal-hal yang paling penting.
Catat Setiap Kesimpulan
Tulis semua kesimpulan, keputusan, tindakan, plan atau apapun yang di dapat didalam meeting, tanyakan apakah yang akan Anda tulis itu adalah yang benar-benar dimaksud?(agar tidak terjadi persepsi yang salah/berbeda), bila bukan itu yang dimaksud, minta orang tersebut menjelaskan sejelas-jelasnya dengan apa yang dimaksud. Setelah itu minta persetujuan dan penyelesaian pada setiap hal sebelum melanjutkan kepokok bahasan lainnya dan kemudian tuliskan.
Tetapkan Tanggung Jawab
Bila didalam meeting tersebut telah mencapai suatu kesepakatan, mulailah menunjuk siapa yang bertanggung jawab dalam pelaksaanan hal tersebut, bagaimana melaksanakannya, bagaimana hasil yang diharapkan, batas waktu yang diperlukan. Ingat! Jika Sebuah diskusi dan kesepakatan tanpa penunjukan orang-orang yang melakukan, bertanggung jawab, dan batas waktu, diskusi tersebut akan menjadi sebuah percakapan belaka (sia-sia). Dapatkan kejelasan tentang siapa yang akan melakukan, apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, dan kapan?.
Simpan Catatan-catatan dan Bagikan Notulen Meeting
Salah satu kunci keberhasilan untuk membuat meeting menjadi lebih efisien adalah: bagikan notulen meeting paling lambat 24 jam dari sejak meeting tersebut dilaksanakan (lebih cepat lebih baik), agar semua orang yang terlibat didalam meeting tersebut ingat dengan apa yang sudah dibahas dan mulai melaksanakannya. Bila notulen meeting dibagikan setelah 2 hari, 1 minggu, bahkan 1 bulan kemudian, maka potensi akan kesalahpahaman-kesalahpahaman akan semakin besar terjadi.
Agenda-agenda harus dipersiapkan diawal, di ikuti oleh notulen meeting yang dibuat langsung setelah meeting tersebut dilaksanakan, guna memastikan semua orang yang terlibat dan telah menyetujui tanggung jawab-tanggung jawab dan batas-batas waktu menerimanya (masih segar dalam ingatan).
